Dobrý harmonogram úklidu kanceláře je obyčejná tabulka, ve které je u každé činnosti jasně napsáno, jak často se dělá a kdo ji má na starosti. Bez něj se úklid řeší ad hoc. Na koše dojde řada, až když přetékají, a okna nikdo nemyje, protože „to nikdy nebylo třeba". V Ostravě se kancelář při 10 až 15 lidech na ploše kolem 100 až 150 m² zanáší rychleji, než většina firem čeká.
Tenhle článek je praktický rozpis. Co dělat denně, co týdně, co měsíčně a co čtvrtletně či ročně. Můžete si ho rovnou opsat a používat jako základ pro svůj plán.
Co je harmonogram úklidu kanceláře
Harmonogram úklidu kanceláře je písemný rozpis, který přiřazuje každé úklidové činnosti frekvenci (denně, týdně, měsíčně, čtvrtletně) a odpovědnou osobu nebo firmu. Slouží k tomu, aby se na nic nezapomnělo, aby šla kontrolovat kvalita a aby cena odpovídala skutečnému objemu práce. Podoba se liší podle počtu lidí, typu provozu a toho, jestli máte vlastní kuchyňku, jednací místnosti nebo příjem klientů.
Frekvence není dogma. Open space pro 30 lidí potřebuje denní úklid sociálního zařízení a kuchyňky, kdežto tříčlenná advokátní kancelář vystačí se třemi návštěvami týdně. Jak si frekvenci nastavit, jsme rozebrali v článku jak často uklízet kancelář a které faktory rozhodují. Tady jde o samotný rozpis činností.
Denní úklid: hygiena a dotykové plochy
Denní činnosti drží kancelář v provozuschopném a hygienickém stavu. Týkají se míst, kterých se lidé dotýkají, kde se jí a kde se chodí. Jestli někde šetřit nechcete, je to právě tady. Sociální zařízení a kuchyňka snesou jediný kompromis: žádný.
| Činnost | Kde |
|---|---|
| Mytí a dezinfekce WC, umyvadel, doplnění mýdla a papíru | Sociální zařízení |
| Vynesení odpadkových košů, výměna pytlů | Celá kancelář |
| Otření a dezinfekce kuchyňské linky, dřezu, spotřebičů | Kuchyňka |
| Setření klik, vypínačů, madel a sdílených dotykových ploch | Vstupy, chodby |
| Vysátí koberců v provozních zónách, vytření tvrdých podlah | Vstupy, kuchyňka |
| Otření stolů v jednacích místnostech, srovnání | Jednací místnosti |
Pracovní stoly zaměstnanců se denně většinou neutírají kvůli osobním věcem. Řeší se ob den nebo na vyžádání. U klientů z IT a startupů v Ostravě řešíme denní setření pracovních ploch i klávesnic jen tam, kde to dává smysl. Pro citlivou techniku platí jiná pravidla, která rozebíráme v textu o úklidu IT kanceláří. Pravidelné doplňování hygienického materiálu sem patří taky, i když se na něj snadno zapomene, dokud nedojde papír.
Týdenní úklid: prach, sklo a podlahy do hloubky
Týdně se řeší to, co denně nestihne nebo nemusí. Prach se usazuje na vodorovných plochách a na technice, podlahy potřebují důkladnější vytření a sociální zařízení snese jednou týdně náročnější dezinfekci než tu každodenní.
- Otření prachu z polic, parapetů, skříní a volných ploch
- Vysátí všech koberců včetně prostor pod stoly a v rozích
- Strojové nebo důkladné ruční vytření všech tvrdých podlah
- Leštění skleněných příček, dveří a vstupních skel od otisků
- Dezinfekce všech klik, madel a dotykových ploch v celé ploše
- Otření prachu z monitorů, telefonů a kancelářské techniky
- Důkladná dezinfekce sociálního zařízení včetně obkladů a spár
Skleněné příčky a open space prosklení jsou v ostravských kancelářích nejvíc vidět. Otisky prstů na nich poznáte na první pohled, a proto je do týdenního cyklu zařazujeme prakticky vždy.
Měsíční úklid: výš, hloub a do detailu
Měsíční činnosti zasahují místa, kam se při běžném úklidu nechodí. Nad úroveň očí, za nábytek, do detailů. Bez nich se kancelář pomalu zanáší prachem, který není na první pohled vidět, ale cítí ho každý, kdo má alergii.
| Činnost | Detail |
|---|---|
| Otření prachu z vyšších ploch | Vršky skříní, rámy, lišty |
| Mytí dveří a zárubní | Celá plocha, otisky |
| Čištění ventilačních mřížek a osvětlení | Prach a usazeniny |
| Hloubkové vytření soklů a hran podlah | Tvrdé i koberce |
| Otření žaluzií a parapetů | Lamely, prach |
| Odmaštění kuchyňky do detailu | Lednice, mikrovlnka, dvířka |
Sem patří i kontrola zásob hygienického materiálu a první pohled na to, co se za měsíc opotřebovalo. Celý seznam toho, co spadá do standardní zakázky a co je už nad rámec, najdete v přehledu co vše zahrnuje profesionální úklid kanceláří.
Čtvrtletní a roční úklid: generálka a okna
Čtvrtletně a ročně se dělají náročné úkony, které nemá smysl řešit častěji a které často potřebují stroje nebo přístup z výšky. Patří sem hloubkové čištění čalounění, strojové ošetření podlah a mytí oken. Činnosti, které kancelář jednorázově „resetují".
- Čtvrtletně: strojové čištění podlah a obnova povrchu, tepování koberců v exponovaných zónách, čištění kancelářských židlí a čalounění, mytí oken zevnitř
- Pololetně až ročně: generální úklid celé plochy, mytí oken z obou stran, hloubkové čištění všech koberců a sedaček, mytí radiátorů a těžko dostupných míst
Mytí oken se ve většině ostravských kanceláří zvládne dvakrát až čtyřikrát ročně podle polohy budovy a okolního provozu. Víc o tom v textu mytí oken v kanceláři: kdy, jak a za kolik. Generálku doporučujeme naplánovat pevně do harmonogramu, ne ji řešit, až když je „nějak zaprášeno". Jak vypadá taková větší akce a co obnáší, popisuje generální úklid kanceláří.
Jak harmonogram zavést a hlídat
Harmonogram má smysl jen tehdy, když se podle něj někdo řídí a kontroluje se. U nás v ASAP Službách proto ke každé zakázce děláme kontrolní list, podle kterého tým odbavuje jednotlivé činnosti, a kvalitu hlídáme vlastním kontrolním systémem. Plán nedáváme z šuplíku. Sestavíme ho na míru po prohlídce prostoru, podle počtu lidí, typu provozu a vašich priorit. Jak takový dokument vypadá a co v něm nesmí chybět, popisujeme v úklidovém manuálu pro kanceláře.
Pracujeme se stálým prověřeným týmem, žádná rotace agenturních lidí. Lidé tak znají vaše prostory a vědí, kde je co potřeba. Flexibilní jsme 24/7: uklízíme ráno před příchodem, večer po odchodu i o víkendu. Vše máme v ceně, tedy chemii, vybavení i dopravu po Ostravě, žádné skryté příplatky. Chcete plán na míru pro svou kancelář? Domluvte si nezávaznou prohlídku a hygienický audit zdarma u úklidu kanceláří v Ostravě nebo nám napište na WhatsApp +420 773 369 494. Ozveme se do 24 hodin.
Nejčastější otázky
Jak často se má uklízet běžná kancelář?
Záleží na počtu lidí a provozu. Menší kancelář do pěti lidí často vystačí se třemi návštěvami týdně, open space pro dvacet a více lidí potřebuje denní úklid sociálního zařízení a kuchyňky. Sociální zařízení a místa, kde se jí, by se neměla zanedbávat nikdy. Přesnou frekvenci nastavíme po prohlídce podle reálného zatížení prostoru.
Co patří do denního úklidu kanceláře?
Denně se řeší hygiena a dotykové plochy: mytí a dezinfekce WC s doplněním materiálu, vynesení košů, otření kuchyňské linky a dřezu, dezinfekce klik a madel a vytření provozních podlah. Pracovní stoly zaměstnanců se denně většinou neutírají kvůli osobním věcem, řeší se ob den nebo na vyžádání podle dohody.
Jak často se v kanceláři myjí okna?
Ve většině ostravských kanceláří stačí mytí oken dvakrát až čtyřikrát ročně. Frekvence závisí na poloze budovy, výšce pater a okolním provozu, okna u rušné ulice se špiní rychleji. Mytí zevnitř lze zařadit i čtvrtletně, kompletní mytí z obou stran obvykle jednou až dvakrát ročně. Konkrétní interval navrhneme podle stavu vašich oken.
Patří generální úklid do běžného harmonogramu?
Ano, generálku je lepší naplánovat dopředu než ji řešit, až když je situace špatná. Doporučujeme ji zařadit pololetně až ročně podle vytížení prostoru. Zahrnuje hloubkové čištění podlah, koberců a čalounění, mytí oken a místa, na která se v běžném cyklu nedostane. Pevný termín v harmonogramu zaručí, že se na ni nezapomene.
Kdo má harmonogram úklidu sestavovat?
Nejlépe úklidová firma po prohlídce prostoru. Ta ví, kolik práce reálně zabere každá činnost, a podle toho nastaví frekvence i čas. Vy dodáte priority a specifika provozu, firma navrhne rozpis a kontrolní list. U nás v ASAP Službách je plán na míru i nezávazná prohlídka součástí přípravy zakázky, neúčtujeme je zvlášť.
Jak se kontroluje, že se podle harmonogramu opravdu uklízí?
Přes kontrolní listy a systém kontroly kvality. Ke každé zakázce vedeme seznam činností podle frekvence, který tým odbavuje, a namátkově kontrolujeme výsledek. Stálý tým navíc zná vaše prostory, takže nepřehlédne, co se za týden změnilo. Pokud něco neodpovídá, řešíme to obratem a reagujeme do 24 hodin.
Liší se harmonogram pro ordinaci nebo coworking?
Ano, výrazně. Ordinace a zdravotnické provozy mají přísnější požadavky na dezinfekci a vyšší frekvenci u rizikových ploch. Coworking se sdílenými prostory a vysokou návštěvností potřebuje častější údržbu společných zón. Pro každý typ provozu sestavíme jiný rozpis, univerzální plán pro všechny by buď přeháněl, nebo někde nestačil.
Vyplatí se mít fixní plán, nebo objednávat úklid podle potřeby?
Pro kancelář s pravidelným provozem se téměř vždy vyplatí fixní plán. Je levnější na jednotku práce, kvalita je stabilní a nic se nezanedbá. Jednorázový úklid dává smysl jen u nárazových situací jako stěhování nebo po rekonstrukci. Porovnání obou modelů včetně ceny najdete v článku o pravidelném versus jednorázovém úklidu kanceláří.