Jak ušetřit na úklidu kanceláří bez ztráty kvality

Otázka „jak ušetřit na úklidu kanceláří" obvykle nepřijde proto, že by firma chtěla špinavou kancelář. Přijde proto, že rozpočet na facility roste a úklid vypadá jako položka, kterou jde snadno oškrábat. Jenže škrtnout frekvenci natvrdo a doufat, že si toho nikdo nevšimne, je ta nejdražší úspora, jakou můžete udělat. Za pár týdnů to poznáte na špinavých toaletách, na stížnostech a v horším případě na nemocnosti. Reálné páky vypadají jinak: dokážou srazit fakturu o desítky procent a hygieny se přitom vůbec nedotknou.

Co znamená ušetřit bez ztráty kvality

Ušetřit bez ztráty kvality znamená přesunout peníze tam, kde mají efekt, a ubrat tam, kde nemají. Místo plošného úklidu pětkrát týdně po celé ploše rozdělíte kancelář na zóny podle zátěže, nasadíte různou frekvenci a doplníte vlastní spotřební materiál. Výsledek je nižší faktura při stejné nebo lepší hygieně v kritických místech - na toaletách, v kuchyňce, na klikách. Pointa je v cílení, ne v plošném seškrtání. Jakmile pochopíte, co se na faktuře skutečně účtuje, najdete úspory sami; rozklad nákladů popisuje text o tom, jak se počítá cena úklidu kanceláří.

Optimalizujte frekvenci po zónách, ne plošně

Největší zbytečný náklad vzniká tím, že se celá kancelář uklízí stejně často. Realita je jiná. Open space s padesáti lidmi a archivní místnost, kam se chodí dvakrát do měsíce, mají úplně jinou zátěž - a přesto je spousta firem platí stejnou sazbou. Rozdělte prostor do tří zón a každé přiřaďte vlastní frekvenci.

Tahle úprava sama o sobě často sníží počet servisních hodin o 20 až 30 procent a hygieny se nedotkne, protože denní úklid zůstává tam, kde na něm záleží. Detailněji to rozebíráme v textu o tom, jak nastavit frekvenci úklidu podle rozpočtu. Pokud teprve řešíte, jaká frekvence je vůbec adekvátní, projděte si i 4 faktory, které rozhodují, jak často uklízet kancelář.

Sdílejte materiál a vybavení mezi službami

Druhá páka je spotřební a technický materiál. Když platíte firmě, která si na každou návštěvu přiveze chemii i vybavení a naúčtuje vám je zvlášť, platíte logistiku navíc. U nás v ASAP Službách je vlastní vybavení a certifikovaná chemie v ceně, takže tahle položka z faktury úplně mizí. Ptejte se na to už při poptávce - právě tady se schovává hodně skrytých příplatků, kterým se věnuje samostatný text o skrytých příplatcích úklidových firem.

Pokud máte víc prostor v jedné budově nebo sousedíte s další firmou, dá se sdílet i strojové čištění. Tepovací nebo kotoučový stroj se vyplatí nasadit na větší plochu najednou, ne ho objíždět po malých metrážích. Stejnou logiku používáme u sdílených prostor v úklidu coworkingu v Ostravě: kuchyňka, recepce a sociální zařízení se uklízí společně, ne zvlášť pro každý tým.

Kupte si vlastní spotřební materiál

Toaletní papír, papírové ručníky, mýdlo a pytle do košů jsou položky, na kterých úklidová firma běžně přidává marži. Pokud máte odběr přes vlastního dodavatele nebo přes náhradní plnění u úklidu kanceláří, vyjde vás samotný materiál znatelně levněji než s přirážkou. Domluvte se s firmou, že materiál dodáváte vy a oni ho jen doplňují. Řada firem na to ráda přistoupí, protože si nemusí hlídat zásoby ani řešit reklamace papíru.

Konkrétní příklad: u kanceláře pro 30 lidí jde u spotřebního materiálu klidně o tři až pět tisíc korun měsíčně. Když si dodávku zajistíte sami a vyjednáte úklid bez této položky, úspora naběhne hned první měsíc a hygieny se nedotkne ani o procento. Jediné, co musíte ohlídat, je, aby zásoba nedošla - proto se vyplatí dát úklidové firmě jasný pokyn, kdy a co doplňovat.

Vyjednejte smluvní balíček místo jednotlivých úkonů

Platba za jednotlivé úkony bývá nejdražší model, protože každá návštěva a každý úkon se počítá zvlášť. Paušál na pravidelný úklid s jasně definovaným rozsahem je u stálého klienta levnější - firma má jistotu objemu a může vám dát lepší sazbu. Rozdíl mezi modely jsme rozebrali v článku paušál vs. platba za úkon.

Do balíčku zařaďte i sezónní práce, které byste jinak řešili jednorázově za plnou cenu: mytí oken v kanceláři dvakrát ročně, generální úklid jednou až dvakrát ročně. Když je naplánujete dopředu a zakomponujete do smlouvy, vyjdou levněji než objednávka na poslední chvíli. Delší kontrakt navíc otevírá prostor pro slevu za dlouhodobý kontrakt na úklid. Než ale podepíšete, ověřte si výpovědní podmínky a rozsah - co všechno má smlouva obsahovat, shrnuje smlouva o úklidu kanceláří.

Nešetřete na hygieně dotykových míst a sociálního zařízení

Tady je hranice, za kterou se škrtat nevyplatí. Toalety, kuchyňka, kliky, vypínače a sdílená klávesnice jsou místa, kde se přenáší nemocnost. Ušetřit pár stovek na nižší frekvenci dezinfekce pracovních ploch a pak mít půlku týmu doma s virózou je čistá ztráta. Souvislost mezi úklidem a nemocností popisujeme v textu o tom, jak úklid snižuje nemocnost na pracovišti.

U klientů z IT firem v Ostravě proto držíme denní dezinfekci dotykových ploch i tam, kde je frekvence zbytku kanceláře jinak zredukovaná. Je to levné a vrací se to v tom, že lidé nestonají. Šetřit se má na ploše a na materiálu, ne na hygieně. Pokud řešíte specifika počítačového provozu, projděte si úklid IT kanceláří.

Měřte kvalitu, ať šetříte vědomě

Úspora dává smysl jen tehdy, když vidíte, že kvalita drží. Bez kontrolního systému škrtáte naslepo a zjistíte to, až když si stěžují lidé. U nás v ASAP Službách pracujeme s kontrolními listy a systémem kontroly kvality, takže když snížíme frekvenci v nízkozátěžové zóně, hned vidíme, jestli to stačí, nebo je potřeba přidat. Jak takový systém nastavit, popisuje hodnocení kvality úklidu kanceláří.

Nejlepší výchozí bod je nezávazná prohlídka prostor. Projdeme kancelář, navrhneme zónování, frekvence a řešení spotřebního materiálu a uvidíte, kde reálně ušetříte. Stačí nezávazná poptávka nebo zpráva na WhatsApp +420 773 369 494 - připravíme kalkulaci úklidu kanceláří v Ostravě na míru, včetně hygienického auditu zdarma.

Nejčastější otázky

Kolik se dá reálně ušetřit na úklidu kanceláří?

Záleží na výchozím stavu, ale kombinace zónování frekvence, vlastního spotřebního materiálu a smluvního balíčku běžně sníží náklady o 20 až 35 procent bez dopadu na hygienu. Největší jednotlivá páka je zónování frekvence, protože ruší zbytečné servisní hodiny v málo využívaných místnostech. Přesné číslo dostanete až po prohlídce a nezávazné kalkulaci.

Neztratím škrtáním frekvence hygienu?

Ne, pokud škrtáte ve správných zónách. Denní úklid a dezinfekce zůstávají u toalet, kuchyňky a dotykových míst, kde se přenáší nemocnost. Ubíráte jen tam, kde je nízká zátěž - archiv, sklad, méně využívané zasedačky. Plošné seškrtání po celé ploše hygienu naopak poškodí, proto se mu vyhněte a šetřete cíleně.

Vyplatí se kupovat vlastní spotřební materiál?

Často ano. Toaletní papír, ručníky, mýdlo a pytle bývají položkou, na které firma přidává marži. Když si je zajistíte sami nebo přes náhradní plnění a domluvíte úklid bez této položky, ušetříte přirážku. U větší kanceláře jde o tisíce korun měsíčně. Doplnění materiálu pak úklidová firma řeší z vašich zásob podle dohody.

Je levnější paušál, nebo platba za úkon?

U pravidelného úklidu je obvykle levnější paušál s jasně definovaným rozsahem, protože firma má jistotu objemu a může dát lepší sazbu. Platba za úkon dává smysl spíš u nepravidelných nebo jednorázových prací. Sezónní úkony jako mytí oken nebo generální úklid se vyplatí zařadit do balíčku předem, ne objednávat ad hoc.

Co je u úklidu skrytý náklad, na kterém se dá ušetřit?

Nejčastěji chemie, vybavení a doprava účtované zvlášť. Když je firma uvádí jako příplatky, faktura roste nepřehledně. U nás v ASAP Službách je chemie, vybavení i doprava v Ostravě v ceně, takže žádné skryté příplatky nepřibývají. Při poptávce se proto vždy ptejte, co přesně je a co není v ceně.

Pomůže k úspoře dlouhodobá smlouva?

Ano. Dlouhodobý kontrakt dává úklidové firmě jistotu, kterou může promítnout do nižší sazby. Zároveň stabilizuje tým, takže nemusíte řešit zaučování nových lidí. Ověřte si ve smlouvě výpovědní podmínky a rozsah, aby sleva nebyla vykoupená nevýhodnými závazky. Férový kontrakt šetří času i peněz oběma stranám.

Jak poznám, že úspora nešla na úkor kvality?

Potřebujete kontrolní systém - kontrolní listy a pravidelnou kontrolu po jednotlivých zónách. Když po snížení frekvence vidíte v záznamech, že kvalita drží, šetříte vědomě. Bez měření škrtáte naslepo. Pomůže i zpětná vazba od zaměstnanců a nezávislý hygienický audit, který odhalí slabá místa dřív než stížnosti.