Outsourcing úklidu náklady: vyplatí se externí firma?

Když ve firmě řešíte, jestli si nechat vlastní uklízečku, nebo přejít na dodavatele, točí se to kolem jednoho čísla: kolik vás outsourcing úklidu a jeho náklady reálně stojí proti ceně zaměstnance na výplatní pásce. A ta reálná cena bývá v Ostravě výrazně vyšší než hrubá mzda. Ukážu vám, jak návratnost spočítat poctivě, aby vám z porovnání nevypadla polovina položek.

ROI outsourcingu úklidu je v jádru jednoduchý rozdíl. Na jedné straně máte to, co vás stojí vlastní úklidová síla: mzdu, odvody, vybavení, chemii, zastupování a řízení. Na druhé jednu fakturu od externí firmy. Když do interních nákladů poctivě započítáte i skryté položky, faktura dodavatele bývá u běžné kanceláře srovnatelná nebo levnější. A k tomu vám sundá z hlavy celou agendu kolem úklidu.

Co všechno platíte u vlastní uklízečky

Hrubá mzda je jen špička. K ní se v Ostravě přičítají odvody zaměstnavatele, tedy sociální a zdravotní pojištění, které mzdový náklad zvednou zhruba o třetinu. Pak přijdou věci, na které se při rozhodování často zapomíná: vybavení, čisticí stroje, spotřební chemie, hygienický materiál, pracovní pomůcky a ochranné prostředky. Nic z toho není jednorázový výdaj, doplňujete to průběžně.

A pak jsou tu náklady, které nikde nevidíte jako fakturu, ale stejně je nesete:

• Dovolená a nemocenská - když uklízečka chybí, buď je špína, nebo platíte zástup.
• Fluktuace a nábor - každý odchod znamená nový inzerát, pohovory a zaškolení.
• Řízení a kontrola - někdo z vašich lidí musí zadávat, kontrolovat a řešit reklamace.
• Prostoje - placené hodiny, kdy reálně není co uklízet, ale člověk je v práci.

Tyhle položky jsou jádro problému a rozebíráme je podrobně v textu o skrytých nákladech vlastního úklidu. Bez nich vám porovnání vyjde zkresleně ve prospěch zaměstnance. Často to dopadne tak, že firma na papíře šetří, ale ve skutečnosti dotuje pozici, kterou nikdo pořádně neřídí.

Jak vypadá faktura od externí firmy

Na druhé straně rovnice je jedna položka měsíčně. U seriózního dodavatele v ní má být všechno: práce, chemie, vybavení i doprava. U nás v ASAP Službách platí pravidlo „vše v ceně" doslova. Chemii, profesionální vybavení i dopravu po Ostravě máte jako součást ceny, ne jako příplatek navíc. To je důležitější, než to zní, protože právě dodatečné položky jsou místo, kde se nabídky nejčastěji rozcházejí. Na co si dát pozor, shrnujeme v přehledu skrytých příplatků úklidových firem.

Výhoda faktury ale není jen v ceně. Je hlavně v tom, co všechno už neřešíte. Žádné odvody, žádný nábor, žádné stroje k odepisování, žádná nemocenská. Když je člověk nemocný, je to starost dodavatele, a kvalita má jet dál. Tomuhle se říká přenesení rizika a bývá to hlavní důvod, proč firmy nakonec přejdou. Peníze rozhodnou, ale klid od agendy zaváží skoro stejně.

Modelový výpočet návratnosti

Nejde o to dosadit přesné koruny, ty závisí na vaší ploše a frekvenci. Jde o to ukázat logiku. Postavte si dva sloupce a do interního si nelžete: sečtěte úplně všechno, ne jen mzdu.

Když do levého sloupce poctivě dosadíte i spodní řádky, rozdíl proti holé hrubé mzdě bývá výrazný. Detailní rozpad obou modelů vedle sebe najdete v článku vlastní uklízečka vs. firma a srovnání nákladů. Když z toho chcete jen rychlý odhad ceny dodavatele, pomůže kalkulačka úklidu kanceláří, kde si spočítáte orientační rozpětí podle metrů a frekvence. A jestli si chcete rozkrýt, z čeho se cena dodavatele skládá, projděte si rozbor v textu jak se počítá cena úklidu kanceláří.

Náklady, které čísla neukážou

Návratnost se nepočítá jen v korunách. U vlastní uklízečky na vás leží manažerská zátěž: někdo musí zadávat, hlídat, chválit, kárat a řešit, když se výsledek zhorší. To je čas člověka, který by měl dělat něco jiného, a v tabulce ho většinou nikdo nevyčíslí. Při outsourcingu tahle agenda přejde na dodavatele a vy řešíte jen výsledek.

Druhá nepřímá položka je riziko výpadku kvality. Jeden člověk na plný úvazek je slabé místo celého systému. Odejde, onemocní, vyhoří, a vy stojíte před prázdnou pozicí a špinavou kanceláří. U externí firmy stojí za zakázkou tým a zastupitelnost je starost dodavatele, ne vaše. U nás v ASAP Službách k tomu drží kvalitu měřitelný kontrolní systém a kontrolní listy, takže výsledek nestojí na náladě jednoho člověka. Jak takový dohled vypadá v praxi, popisujeme v textu o hodnocení kvality úklidu kanceláří.

Kdy se vlastní síla pořád vyplatí

Buďme féroví, outsourcing není automaticky levnější ve všech případech. Když máte velký objekt s plným vytížením po celý den, kde se uklízí nepřetržitě a vy umíte řídit lidi, vlastní tým může dávat ekonomický smysl. Tam, kde je práce na celý úvazek každý den, se fixní náklady na zaměstnance rozloží a hodinová sazba vyjde příznivě.

Jakmile ale jde o běžnou kancelář, kde se uklízí pár hodin denně nebo obden, rovnice se obrací. Platit plný úvazek za částečné vytížení je drahé a hlavně nepružné. Jak frekvenci a rozsah nastavit podle rozpočtu, rozebíráme v článku jak nastavit frekvenci úklidu podle rozpočtu, ať platíte jen za to, co opravdu potřebujete. Pokud se rozhodujete čistě po penězích, srovnání dvou modelů najdete i v textu proč se nevyplatí řešit úklid kanceláří svépomocí.

Flexibilita jako součást návratnosti

Jeden zaměstnanec na úvazek vám dá fixní kapacitu v pevný čas. Externí firma vám dá pružnost. U klientů z řad ostravských kanceláří, IT firem a advokátů řešíme úklid tehdy, kdy nikoho neruší: ráno před příchodem, večer po odchodu, o víkendu nebo v noci. Tahle flexibilita má svou cenu, protože úklid nezasahuje do provozu a vy za něj neplatíte v hodinách, kdy by uklízečka stejně jen obcházela obsazené stoly.

Pružnost se promítá i do nárazových potřeb. Generální úklid, mytí oken nebo úklid po malování zvládne dodavatel přidat do harmonogramu, aniž byste sháněli další ruce. U vlastní síly tohle znamená přesčasy nebo externí výpomoc, tedy další náklad k té „úspoře", kvůli které jste si zaměstnance pořizovali. Komplexní rozsah toho, co umí externí tým pokrýt jednou smlouvou, najdete na stránce úklid kanceláří a firemních prostor.

Jak si čísla ověřit na svém případě

Nejlepší způsob, jak ROI ověřit, není tabulka z internetu, ale váš konkrétní prostor. Spočítejte si poctivě interní náklady včetně odvodů, vybavení a zástupů a postavte je proti nabídce dodavatele na stejný rozsah. Když chcete srovnání udělat férově, projděte si návod jak porovnat nabídky úklidových firem, ať porovnáváte stejné věci a ne hrušky s jablky.

U nás to děláme přes nezávaznou prohlídku zdarma. Přijdeme se podívat, změříme rozsah a dáme vám konkrétní nabídku, kterou rovnou postavíte vedle svých interních čísel. Orientační rozpětí najdete v kalkulačce, přesnou cenu řekneme po prohlídce. Nezávazný hygienický audit i poptávku vyřídíte také přes WhatsApp na +420 773 369 494. Hodnocení 5,0 z více než 70 recenzí na Googlu napoví, co od stálého prověřeného týmu čekat.

Nejčastější otázky

Je outsourcing úklidu vždycky levnější než vlastní uklízečka?

Ne vždycky, ale u běžné kanceláře v Ostravě obvykle ano, jakmile do interních nákladů započítáte všechno. Holá hrubá mzda vypadá levně, jenže s odvody, vybavením, chemií, zástupy a řízením vyjde dráž, než čekáte. U plně vytíženého velkého objektu může vlastní síla pořád dávat smysl. Rozhodne poctivý výpočet na vašem prostoru.

Jaké skryté náklady má vlastní úklidová síla?

Hlavně odvody zaměstnavatele zhruba třetinu mzdy navíc, dále vybavení a stroje, spotřební chemii a hygienický materiál, dovolenou a nemocenskou, nábor při fluktuaci a čas vašich lidí na řízení a kontrolu. K tomu prostoje, kdy je člověk placený, ale není co uklízet. Tyhle položky se na výplatní pásce neukážou, a přesto je platíte každý měsíc.

Co znamená „vše v ceně" u externí firmy?

Že v jedné měsíční faktuře máte práci, chemii, profesionální vybavení i dopravu, bez příplatků navíc. U ASAP Služeb je doprava po Ostravě, certifikovaná chemie i vybavení součástí ceny, ne dodatečná položka. Právě příplatky bývají místo, kde se nabídky rozcházejí, takže si vždy ověřte, co přesně cena obsahuje a co je extra.

Jak spočítám návratnost přechodu na dodavatele?

Postavte dva sloupce. Do interního sečtěte mzdu, odvody, vybavení, chemii, zástupy, nábor a čas na řízení. Do externího dejte měsíční fakturu dodavatele na stejný rozsah. Pak porovnejte úplná čísla, ne hrubou mzdu proti faktuře. Orientační cenu dodavatele zjistíte v kalkulačce, přesnou po nezávazné prohlídce vašeho prostoru.

Co se stane, když je externí pracovník nemocný?

To je jedna z výhod outsourcingu: zastupitelnost je starost dodavatele, ne vaše. Za zakázkou stojí tým, ne jeden člověk, takže když někdo vypadne, úklid běží dál. U vlastní uklízečky musíte při nemoci buď tolerovat špínu, nebo platit zástup. Riziko výpadku kvality tak přechodem na firmu přejde z vás na dodavatele.

Kdy se vlastní uklízečka pořád vyplatí?

U velkých objektů s plným celodenním vytížením, kde se uklízí nepřetržitě a vy umíte řídit lidi. Tam se fixní náklady na úvazek rozloží. U běžné kanceláře, kde se uklízí pár hodin denně nebo obden, je plný úvazek za částečné vytížení drahý a nepružný. Tam je dodavatel obvykle výhodnější po penězích i po pružnosti.

Jak ASAP zajišťuje kvalitu bez vlastního dohledu klienta?

Měřitelným kontrolním systémem a kontrolními listy. Výsledek nestojí na náladě jednoho člověka, ale na zapsaném postupu, který se dá zkontrolovat. K tomu stálý prověřený tým bez rotace agenturních lidí, reakce do 24 hodin a hodnocení 5,0 z více než 70 recenzí na Googlu. Agendu kolem úklidu tak přebíráme my a vy řešíte jen výsledek.